Comment organiser la 1ère réunion du CSE ?

Une fois l’élection des membres du Comité Social et Économique terminée, vient le moment de faire vivre cette nouvelle instance. Afin d’assurer son bon fonctionnement, il est important de planifier et d’organiser la première réunion du comité dans les plus brefs délais.

Les modalités d’organisation de la 1ère réunion

La première réunion est cruciale car elle permet de poser les bases de la gestion et du fonctionnement du CSE, ainsi que de déterminer les rôles de ses membres durant les quatre années à venir. C’est pour cela qu’elle doit être tenue le plus rapidement possible. Néanmoins, elle ne doit pas être préparée dans la précipitation mais plutôt de manière réfléchie. Il est donc conseillé de l’organiser dans les 30 jours environ suivant l’élection.

Étant donné que le secrétaire du comité n’est pas encore désigné, l’employeur organisera exceptionnellement seul la réunion afin de fixer le rôle du comité.

La convocation des membres

Bien qu’aucune disposition légale ne précise quelles sont les personnes habilitées à assister à la première réunion du comité ou non, l’employeur est libre de choisir de convoquer uniquement les membres titulaires du CSE ou bien l’ensemble des membres, c’est-à-dire les élus titulaires et suppléants. Si le représentant syndical a été désigné en amont de cette réunion, il devra aussi être convoqué.

Devront figurer sur la convocation : la date, l’heure, le lieu de la réunion ainsi que la signature de l’employeur. Le contenu de l’ordre du jour peut aussi être joint à la convocation tant que le délai de 3 jours entre sa communication et la tenue de la réunion est respecté.

Le choix du mode de transmission de la communication est libre car il n’est fixé par aucune disposition légale.

La tenue de la réunion

Afin de faire fonctionner au mieux le CSE, l’employeur est tenu de présider la première réunion. Il devra pour cela suivre plusieurs étapes. Avant tout, un transfert de compétences doit s’opérer : les anciennes instances, et notamment l’ancien Comité d’Entreprise (CE), communiquent les connaissances et documents relatifs à ses activités et à celles de l’entreprise au nouveau CSE.

La constitution du bureau

Vient ensuite le moment de constituer le bureau du CSE. Celui-ci est composé du président, du secrétaire et du trésorier.

Le secrétaire devra être désigné parmi les titulaires et ce par une majorité des membres. Si plusieurs candidats se présentent au poste de secrétaire, celui ayant recueilli le plus de voix sera désigné. En cas d’égalité, le plus âgé l’emporte.

En ce qui concerne le trésorier, les modalités de désignation sont libres.

La transmission d’informations par l’employeur

Afin que les membres du CSE puissent exercer leur devoir en tout état de cause, l’employeur doit leur communiquer plusieurs informations. Tout d’abord, il est tenu de leur transmettre des informations relatives à l’entreprise comme sa forme juridique, ses orientations stratégiques et économiques. Ensuite, l’employeur doit énoncer les attributions confiées au comité en présentant aux membres sa situation financière, ses orientations stratégiques ainsi que les conditions de travail des salariés exerçant au sein de l’entreprise.

Le procès-verbal de la réunion

À la fin de chaque réunion du comité, un procès-verbal doit être rédigé par le secrétaire dans le but de garder une trace de la tenue de la réunion et des décisions prises. Le procès-verbal est considéré comme un élément de preuve des échanges avec l’employeur tout en étant un moyen d’information pour les salariés. À défaut d’accord, le secrétaire dispose d’un délai de 15 jours à partir de la date de la réunion pour le rédiger. Une fois approuvé par la majorité des titulaires présents à la réunion, le document est signé par le secrétaire.

Les points à aborder impérativement

L’ordre du jour

L’ordre du jour regroupe les sujets et problématiques à traiter lors d’une réunion du CSE. Celui-ci doit être communiqué par l’employeur minimum 3 jours avant la tenue de chaque réunion.

Lors de la première réunion, certains sujets doivent obligatoirement être abordés et apparaître à l’ordre du jour :

• Le transfert des compétences, obligations, droits et documents de l’ancien Comité d’Entreprise (CE) au nouveau CSE ;
• Le compte-rendu de la gestion de l’ancien CE ;
• La communication des informations de l’entreprise ;
• La composition du nouveau CSE ;
• Le budget de fonctionnement alloué au CSE et celui prévu pour les Activités Culturelles et Sociales (ASC) ;
• Le règlement intérieur ;
• La mise en place des commissions ;
• La désignation des membres du comité de santé, de sécurité et des conditions de travail (pour les entreprises dont l’effectif est d’au moins 300 salariés) ;
• La désignation des représentants de proximité si un accord collectif le prévoit ;
• La désignation des membres du CSE central et du CSE d’établissement.

Les points susceptibles d’être abordés

Les désignations des membres des commissions

Désigner des représentants pour certaines entités permet au CSE de traiter de sujets essentiels au fonctionnement du CSE et de l’entreprise. Par exemple, les représentants de proximité sont désignés parmi les membres élus du CSE par accord majoritaire. Leurs attributions en termes de santé, de sécurité et de conditions de travail sont fixées en fonction des besoins de l’entreprise par accord collectif.

Le CSE doit désigner des membres en tant que représentants du CSE au sein du conseil d’administration ou du conseil de surveillance (article L2313-72 du code du travail). Leur nombre est relatif à celui des collèges électoraux. Pour deux collèges électoraux, deux représentants pourront assister au conseil d’administration ou de surveillance avec voix consultative : le premier provient de la catégorie des cadres techniciens et agents de maîtrise et le second de la catégorie des employés et ouvriers. Pour trois collèges électoraux, leur nombre est doublé.

Également, selon l’article L2314-1 du code du travail, un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes doit être désigné parmi les membres du CSE à la majorité présente. Cette mission rend le membre légitime quant à la prévention contre le harcèlement sexuel au travail et à la mise en place de mesures correctrices si cela est nécessaire.

Les désignations des représentants

Le CSE doit aussi désigner les membres représentants pour les commissions obligatoires suivantes :

• La commission SSCT (Santé, Sécurité et Conditions de Travail) ;
• La commission d’égalité professionnelle ;
• La commission de la formation ;
• La commission d’information et d’aide au logement des salariés.

Le règlement intérieur du CSE

Le règlement intérieur du CSE est un document écrit recensant ses modalités d’organisation et de fonctionnement. Totalement distinct de celui de l’entreprise, il permet d’établir un cadre aux rapports entre les salariés et le CSE et détermine les règles concernant la vie de l’instance.

Pour les entreprises comptant entre 11 à 49 salariés, le règlement intérieur du CSE n’est pas une obligation.

En ce qui concerne les entreprises de plus de 50 salariés, la rédaction de ce document est obligatoire et fortement recommandée. Toutefois, aucune sanction n’est prévue par la loi en cas d’absence de celui-ci.

Le CSE central

Dès lors qu’une entreprise dispose de deux établissements distincts minimum, un Comité Social et Économique Central d’Entreprise (CSECE) doit être mis en place au siège de l’entreprise par accord collectif majoritaire, par décision unilatérale de l’employeur ou bien par accord entre l’employeur et le CSE.

Par la suite des Comités Sociaux et Économiques d’Établissement doivent également être mis en place mais au sein des filiales de l’entreprise.

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